Autónomos particulares o expatriados no residentes también exigir una escritura de constitución para formalizar el establecimiento de una empresa en España. Por ejemplo, un ciudadano australiano que se traslada a Barcelona y desea crear una empresa debe cumplir varios requisitos legales. Los analizamos a continuación.
Habrá que tener en cuenta las tarifas notariales, las tasas administrativas y el capital social mínimo requerido para la constitución de la empresa.
En Taxmind ayudamos a nuestros clientes internacionales liderando en muchos casos todo el proceso, como la redacción y confección de la escritura de constitución de la empresa.
Documentación para constituir una empresa en España
La tramitación burocrática a la hora de emprender en España es necesaria, obligatoria y sí, generalmente lenta y algo farragosa. La constitución de una empresa no es una excepción. Se nos va a requerir cumplir y entregar determinada documentación que ahora detallamos.
Una de las más importantes: La escritura de constitución de la empresa.
Qué se entiende por escritura de constitución de una empresa
La escritura de constitución de una empresa actúa como base fundacional en el nacimientode cualquier sociedad en España. Este documento, que debe ser otorgado ante notario, confiere a la empresa su personalidad jurídica, permitiéndole actuar legalmente.
Como vemos, la escritura recoge aspectos vitales como los datos de los socios, el objeto social, y la distribución del capital social. Ofrece un marco legal que protege tanto los derechos de los fundadores como las obligaciones que deben asumir.
Documento de constitución de la empresa
El documento de constitución puede adoptar varios formatos dependiendo de la estructura de la sociedad. Por lo general, se utiliza un formato estandarizado que destaca los puntos claves de la escritura. Ejemplos prácticos incluyen plantillas que detallan los elementos esenciales que deben ser incluidos, como la identificación de los socios y el capital aportado.
Ejemplo detallado de escritura de constitución de una empresa (vale para cualquier tipo de sociedad)
Un ejemplo detallado de escritura de constitución de una empresa podría ser perfectamente el siguiente:
Imaginemos a un ciudadano australiano llamado John, quien se traslada a vivir a Barcelona. Él decide crear una sociedad limitada dedicada a la venta de productos sostenibles. En su escritura de constitución, se incluirían los siguientes puntos:
- Identificación de los socios: John Smith, con DNI australiano.
- Denominación social: “Sostenibilidad Barcelona, SL”.
- Objeto social: comercialización de productos ecológicos.
- Capital social mínimo: 3.000 euros, aportados en efectivo.
- Domicilio social: Calle de Ejemplo, 123, Barcelona.
- Estatutos sociales que regulan el funcionamiento de la empresa.
De esta forma, nuestro amigo ficticio John ya tendría operativa su sociedad en nuestro país. Vemos que este ejemplo ilustra cómo cada sección de la escritura debe ser tratada con atención y rigor, asegurando que todos los requisitos legales sean cumplidos para establecer con éxito la nueva sociedad de John en España.
Tipos de sociedades y forma jurídica más adecuada para expatriados
La elección de la forma jurídica adecuada para los expatriados que desean establecer una empresa en España ha de estar bien pensada y ejecutada. ¿Cuáles existen? Vamos a averiguarlo.
Sociedad de responsabilidad limitada (SL) y sus características
La sociedad de responsabilidad limitada (SL) es una de las formas jurídicas más utilizadas por emprendedores en España. Esta estructura se caracteriza por la limitación de la responsabilidad de los socios, quienes únicamente arriesgan su aportación al capital social.
Basándonos en nuestra amplia experiencia como consultoría internacional en Barcelona, Este tipo de empresa es el más adecuado para la mayoría de los expatriados que buscan gestionar sus riesgos financieros.
Razones en las que nos basamos:
- El capital social mínimo requerido para constituir una SL es de 1 euro, pero en la práctica, es recomendable establecer un capital de al menos 3.000 euros para asegurar la viabilidad del negocio.
- La SL puede estar formada por un único socio, lo que facilita a los emprendedores individuales la creación de su empresa.
- Los trámites para constituir una SL son relativamente sencillos y rápidos, permitiendo a los expatriados empezar su actividad económica en un corto periodo de tiempo.
Sociedad anónima (SA): requisitos y ventajas
La sociedad anónima (SA) es otra opción que los expatriados pueden considerar, especialmente si tienen planes de expansión o atraer inversores. Es más compleja que la anterior.
Este tipo de sociedad se distingue por su capacidad de emitir acciones y captar capital de un número más amplio de socios.
- El capital mínimo exigido para constituir una SA es de 60.000 euros, lo que puede ser una barrera de entrada más alta en comparación con una SL.
- Al menos el 25% del capital debe estar desembolsado al momento de la constitución, lo que asegura un compromiso inicial por parte de los fundadores.
- La SA permite una mayor flexibilidad para la entrada y salida de accionistas, lo que puede ser atractivo para inversionistas internacionales.
Otras formas jurídicas disponibles para nuevos empresarios
Existen otras estructuras jurídicas menos comunes que pueden adaptarse a las necesidades de los expatriados.
Sociedad comanditaria
En este modelo, se combinan socios con responsabilidad ilimitada y otros con responsabilidad limitada a su aportación. Es ideal para quienes buscan un funcionamiento más flexible.
Sociedad laboral
Esta modalidad permite que los trabajadores sean a su vez propietarios de la empresa. Es especialmente adecuada para aquellos expatriados que planean un negocio en el que participen activamente como empleados y socios.
Autónomo
Para algunos expatriados, operar como autónomo puede ser la opción más sencilla y rápida, y así olvidarse de trámites como la escritura de constitución de una empresa. Sin embargo, la responsabilidad aquí es ilimitada, lo que significa que los bienes personales pueden estar en riesgo, aspecto peliagudo que se ha de tener en consideración.
Al valorar estas opciones, hay que analizar cada forma jurídica en función de las metas empresariales, el capital disponible y el nivel de riesgo que se está dispuesto a asumir. Cada estructura tiene sus propias ventajas e implicaciones legales que los expatriados deben evaluar cuidadosamente antes de tomar una decisión.
Contenido esencial de la escritura de constitución de una empresa
La escritura de constitución debe incluir ciertos elementos fundamentales que garantizan su validez legal y operativa. Los explicamos.
☑️ Denominación social y domicilio social
La denominación social se refiere al nombre con el que la empresa será identificada. Este nombre debe ser único y específico, evitando confusiones con otras entidades existentes. Para verificar su disponibilidad, se debe solicitar un Certificado Negativo de Denominación Social en el Registro Mercantil.
Por otro lado, el domicilio social es la dirección legal de la empresa. Debe estar ubicado en España y es donde se recibirán notificaciones oficiales relacionadas con la actividad empresarial.
☑️ Objeto social: definición y límites legales
El objeto social describe las actividades que la empresa llevará a cabo. Es esencial definirlo con claridad, ya que delimitará el ámbito de actuación de la sociedad. Este debe ser legal y conforme a la normativa vigente, y se recomienda evitar descripciones demasiado amplias que puedan generar interpretaciones erróneas.
En caso de realizar actividades fuera del objeto social declarado, podrían surgir problemas legales y administrativos.
☑️ Capital social mínimo y modalidades de aportación
El capital social mínimo es la cantidad de dinero o bienes que los socios deben aportar para la constitución de la empresa. Para una Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL), el capital mínimo es generalmente de 3.000 euros, mientras que para una Sociedad Anónima (SA) es de 60.000 euros, de los cuales al menos un 25% debe estar desembolsado en el momento de la constitución.
Existen diferentes modalidades de aportación, que pueden incluir efectivo, bienes muebles o inmuebles, y derechos de propiedad intelectual.
☑️ Estatutos sociales: normas del funcionamiento interno
Los estatutos sociales son capitales dentro de la escritura de constitución, ya que establecen las reglas que regirán el funcionamiento interno de la sociedad. Estos documentos deben incluir aspectos como la estructura organizativa, derechos y deberes de los socios, así como procedimientos para la toma de decisiones.
Cuanto más claros y concisos hayamos redactado los estatutos sociales, menos posibilidades habrá en el futuro de lidiar con conflictos entre socios. Ayudan como pocas cosas a una gestión fluida de la empresa.
☑️ Administración y representación: nombramiento de administradores
Hay que especificar cómo se administrará la empresa en la escritura de constitución. Se deben nombrar a los administradores, quienes serán responsables de la gestión diaria.
Existen distintas modalidades, como el administrador único, los administradores solidarios o mancomunados, y cada uno tiene distintas implicaciones en términos de responsabilidad y toma de decisiones.
Procedimiento para formalizar y registrar la escritura de constitución
El proceso para formalizar y registrar la escritura de constitución de una empresa es de los trámites más significativos de todo el proceso para dar de alta una sociedad. Si queremos que comience a operar legalmente, hay que dotarle de personalidad jurídica y que cumpla con la normativa vigente en España.
La primera etapa del procedimiento es la firma de la escritura ante un notario. Acto obligatorio y de significativa relevancia. Cuando el notario verifica la identidad de los socios fundadores y da fe pública de su voluntad de constituir la sociedad, se abren las puertas para el visto bueno oficial para la sociedad.
Costes de la acción
Los costes de la firma notarial pueden variar, pero generalmente oscilan entre 300 y 700 euros, dependiendo de la complejidad de la escritura y los honorarios del notario (sin contar con la redacción de la escritura por parte del notario, si fuera necesaria).
☑️ Presentación del modelo 600 y gestión del impuesto sobre transmisiones patrimoniales
Posteriormente, se debe presentar el modelo 600, un documento necesario para gestionar el impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados (ITP-AJD). Este es un trámite que permite formalizar la exención de impuestos en la constitución de sociedades.
Es necesario atender a las normativas vigentes que regulan este impuesto, que suele variar en función del capital aportado y de la comunidad autónoma donde se realice la constitución. Este modelo puede ser presentado de manera telemática o presencial, dependiendo de las preferencias del empresario.
☑️ Inscripción en el Registro Mercantil
Una vez firmada la escritura de constitución de una empresa y presentado el modelo 600, el siguiente paso es la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil correspondiente. Este trámite otorga personalidad jurídica a la empresa, permitiéndole operar legalmente.
Los plazos para la inscripción suelen ser de unos 15 días hábiles a partir de la presentación de la escritura, aunque pueden variar dependiendo de la carga de trabajo del registro. La documentación necesaria incluye la escritura de constitución, el justificante de pago del impuesto y el certificado negativo de denominación social.
☑️ Obtención del CIF definitivo en la Agencia Tributaria
Finalmente, tras la inscripción en el Registro Mercantil, es necesario solicitar el Código de Identificación Fiscal (CIF) definitivo en la Agencia Tributaria. Este código lo necesita la empresa para poder emitir facturas y realizar actividades comerciales.
La obtención del CIF provisional se lleva a cabo durante el proceso de constitución, pero es imprescindible que se solicite el definitivo para operar plenamente.
Este trámite se puede realizar de forma presencial o telemática. Usualmente, la Agencia Tributaria emite el CIF definitivo en un plazo de 5 a 10 días hábiles. Los documentos requeridos incluyen el modelo de solicitud y una copia de la escritura de constitución, además de otros formularios que garanticen el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Requisitos legales previos para la constitución de sociedades
Para confirmar la disponibilidad, se debe solicitar un certificado negativo de la denominación social en el Registro Mercantil Central, proceso que evita posibles conflictos futuros y asegura que la empresa tenga una identidad propia en el mercado.
Para confirmar la disponibilidad, debe solicitarse un certificado de inexistencia de la razón social del Registro Mercantil Central; este proceso evita posibles conflictos futuros y garantiza que la empresa tenga su propia identidad diferenciada en el mercado.
☑️ Determinación del capital social y aportaciones de los socios
Tras el nombre, hay que decidir el capital social, que varía según el tipo de sociedad que se desee constituir.
En el caso de las sociedades de responsabilidad limitada (SL), el capital mínimo es de 1 euro, aunque es recomendable aportar al menos 3.000 euros, mientras que las sociedades anónimas (SA) requieren un capital de al menos 60.000 euros, de los cuales el 25% debe estar desembolsado en el momento de la constitución.
Las aportaciones de los socios pueden realizarse en efectivo o en especie, y deben estar claramente definidas en la escritura de constitución.
☑️ Redacción y contenido de los estatutos sociales
Luego, importante, la redacción de los estatutos sociales. Serán quienes regulen el funcionamiento interno de la sociedad.
Los estatutos deben incluir información sobre el objeto social, la duración de la sociedad, la estructura de administración y la regulación de las relaciones entre socios. Han, como no, de reflejar las expectativas y responsabilidades de todos los miembros involucrados, ya que servirán como guía para la operativa de la empresa.
☑️ Obtención del CIF provisional y sus implicaciones
Tras ello, lograremos el Código de Identificación Fiscal (CIF) provisional, que es necesario para iniciar la actividad económica de la empresa.
El código hemos de solicitarlo en la Agencia Tributaria, paso obligatorio antes de proceder con otras gestiones administrativas. El CIF permite a la empresa emitir facturas y gestionar su contabilidad de manera formal. Tened en cuenta que, sin este documento, no se puede operar legalmente en el mercado.
Aspectos fiscales y administrativos para empresas de expatriados
La escritura de constitución de una empresa, como el propio proceso de creación en sí mismo, le exige a un expatriado entender muy bien la normativa fiscal y administrativa que se debe cumplir.
¿Qué obligaciones fiscales va a tener el expatriado?
El nuevo empresario afrontará unas obligaciones fiscales que debe conocer exactamente. Nos referimos a:
- Impuesto sobre Sociedades: Las empresas en España deben tributar sobre sus beneficios mediante el Impuesto sobre Sociedades, cuyo tipo general es del 25%. Este impuesto se aplica a la base imponible obtenida por la empresa.
- IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido): La mayoría de las actividades comerciales están sujetas al IVA, que se aplica a los bienes y servicios vendidos. Es crucial registrarse como contribuyente y presentar las declaraciones correspondientes trimestralmente.
- Retenciones e ingresos a cuenta: Si la empresa tiene trabajadores, se deben practicar retenciones sobre los salarios, las cuales se ingresan en la Agencia Tributaria. También se deben realizar pagos a cuenta si la empresa tiene actividades que generan retenciones.
Registro mercantil y su importancia para la identidad jurídica
El registro en el Registro Mercantil otorga personalidad jurídica a la empresa. Sin este registro, la empresa no puede operar legalmente. El proceso incluye la inscripción de la escritura, la obtención de la numeración de la sociedad y la publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME).
Tras la firma de la escritura de constitución de una empresa, se ha de presentar en el Registro Mercantil para formalizar la existencia de la sociedad. Una vez registrada, se obtiene un número que identificará a la empresa legalmente. Y luego, sólo hay que esperar a publicar la constitución de la empresa en el BORME, lo que asegura la transparencia y el acceso a la información por parte de terceros.
Apertura de cuentas bancarias
Para ello, los bancos en España normalmente requieren la siguiente documentación para proceder:
- Escritura de constitución.
- CIF provisional.
- Documentación de los socios.
Costes orientativos para constitución y puesta en marcha de una empresa
A modo estimativo, primero habría que afrontar los honorarios del notario. La firma de la escritura de constitución ante un notario suele costar entre 200 y 500 euros, dependiendo de la complejidad del documento. Luego, la inscripción en el Registro Mercantil, que suele rondar entre 100 y 200 euros.
Los servicios de asesoría y gestión pueden oscilar entre 500 y 1.500 euros, dependiendo de los trámites y la complejidad del caso, y, por último, el capital social mínimo requerido depende del tipo de sociedad, siendo 1 euro para las sociedades de responsabilidad limitada y 60.000 euros para las sociedades anónimas.
Caso práctico: constitución de una empresa por un expatriado en Barcelona
Imaginemos a David, un joven australiano que ha decidido mudarse a Barcelona en busca de nuevas oportunidades empresariales. Con una formación en diseño gráfico y varios años de experiencia trabajando en agencias, David se propone crear su propia empresa de diseño y branding. Su objetivo es establecerse como emprendedor, beneficiarse de las oportunidades que la ciudad ofrece y contribuir a la comunidad local.
A su llegada, David comienza a investigar sobre los requisitos necesarios para formalizar su actividad empresarial en España, centrándose en la escritura de constitución de una sociedad.
Para constituir su empresa, David evalúa distintas opciones jurídicas. Tras consultar con expertos locales, opta por crear una Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL), ya que le proporciona una forma sencilla de limitar su responsabilidad personal. Los pasos que sigue en este proceso son los siguientes:
- Solicitar el Certificado Negativo de Denominación Social en el Registro Mercantil Central para asegurarse de que el nombre de su empresa, "David Design SL", es único.
- Aportar el capital mínimo necesario, fijado en 3.000 euros, que se deposita en una cuenta bancaria a nombre de la sociedad.
- Redactar los estatutos sociales, definiendo la actividad económica principal y las normas internas de funcionamiento.
- Firmar la escritura de constitución ante un notario, quien dará fe del acto y del cumplimiento de los requisitos legales.
Los costos para David al constituir su empresa incluyen:
- Tarifas notariales: aproximadamente 300 euros por la firma de la escritura.
- Registro Mercantil: alrededor de 200 euros para la inscripción.
- Obtención del CIF provisional: no hay un coste asociado, pero sí requiere tiempo para su tramitación.
- Capital social: 3.000 euros, que representa una inversión inicial.
El proceso completo, desde la elección del nombre hasta la obtención del CIF definitivo, puede llevar de dos a cuatro semanas, dependiendo de la rapidez en la gestión administrativa y la presentación de documentos.
Conclusiones
Ser expatriado y querer formalizar la escritura de constitución de una empresa no difiere en forma y fondo de lo que se requiere a cualquier otro ciudadano. Lo más recomendable si no se sabe cómo proceder, es apoyarse en abogados y gestores especializados como somos el equipo de Taxmind. Dejar que profesionales expertos en la legislación española sean quienes se encarguen del proceso de creación de una sociedad.
El proceso ha de incluir, como os hemos detallado, las tarifas notariales, las tasas administrativas y el capital social mínimo que se exige para la puesta en marcha de una empresa a nivel legal.
Tanto si es un extranjero residente en España o a no residente, puede contar con el equipo de asesores fiscales de Taxmind para orientarle y asesorarle en cualquier trámite administrativo, incluida la constitución de una nueva sociedad. Estamos a su disposición.
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