Barcelona acoge cada vez más inversión y empresas internacionales que operan en el mercado español y que, muchas de ellas, se establecen en la ciudad como sede de negocios fija. Todos estos perfiles profesionales, empresas o autónomos, requieren de una gestoría internacional en Barcelona para tener todas sus obligaciones fiscales y legales al día. Pero, ¿cómo elegirla?
Como todo proveedor de servicios, hay que analizar, preguntar, investigar y comparar. En Taxmind, sabemos cómo trabajar con empresas extranjeras gracias a nuestra amplia experiencia como agencia internacional en Barcelona. Por eso te explicamos qué aspectos debes priorizar a la hora de elegir la agencia con la que vas a trabajar.
Aspectos para elegir tu nueva gestoría internacional en Barcelona
Nos vamos a centrar en 9 elementos que desde Taxmind sabemos a la perfección que son los determinantes en el trabajo diario de una gestoría internacional. Aquellos aspectos que hacen a un equipo sólido y confiable en materia de gestión y administración fiscal, contable y legal.
Vamos a ver uno a uno.
☑️ Credibilidad y reputación
La experiencia en el ejercicio profesional es, diríamos, la mejor tarjeta de presentación de una gestoría. Suele ser sinónimo de confiabilidad y buen hacer, al menos en nuestro caso 😊. Contar con experiencia comprobable traducidos en años. trabajando con clientes internacionales y casos similares (ej. apertura de SL para no residentes, nóminas de empleados desplazados, gestión de IVA intracomunitario), es lo que construye la credibilidad de toda gestoría internacional.
Poder ofrecer y mostrar referencias y casos prácticos, como estudios de caso, testimonios y contactos de clientes que puedan hablar por la calidad del servicio. Además, como no, de certificaciones y afiliaciones (colegiaciones, acreditaciones).
Y en la época digital que vivimos, que no falten muchas y buenas reseñas dentro de nuestra presencia online: Google, LinkedIn, aplicaciones de reseñas (ej. Trustpilot), directorios profesionales, etc.
☑️ Alcance de servicios (qué cubre realmente)
La gestoría internacional con la que querremos trabajar si somos un cliente internacional en Barcelona habrá de ser experta, no sólo no sólo en materia de contabilidad, sino que tendrá que ofrecer un servicio gestor integral¿A qué nos referimos🤔?
- Fiscalidad (residencia fiscal, IRPF/Impuesto sobre Sociedades para no residentes).
- IVA: intracomunitario, OSS/Import One-Stop Shop, IVA en ventas B2C internacionales.
- Cumplimiento laboral y nóminas (contratos, Seguridad Social, desplazamientos/posted workers).
- Apertura de empresas y cumplimiento mercantil (SL, sucursal, establecimiento permanente).
- Tramitación de NIE/NIF, permisos y movilidad de trabajadores.
- Contabilidad multi-moneda y reporting en inglés.
- Servicios legales básicos (en colaboración con despacho) y apoyo en auditorías.
- Clientes valoran que todo esté coordinado en un solo interlocutor o, si no, que exista una red de partners fiable.
☑️ Conocimiento internacional y local
A pesar de que estar necesitados de una gestoría internacional si somos un trabajador o empresario que se va a trasladar a Barcelona, lógicamente el equipo de trabajo con el que nos asociemos ha de tener un dominio absoluto de la fiscalidad local. Todo lo relacionado con la normativa europea (IVA, comercio electrónico) y particularidades españolas. También de los convenios de doble imposición, implicaciones cross-border y mecanismos para evitar doble tributación.
Ni que decir tiene que habrá de contar con experiencia en sectores concretos (tech, e-commerce, turismo/ eventos) que tengan reglas especiales, especialmente si son los sectores donde como clientes vamos a operar.
☑️ Idioma, comunicación y sensibilidad cultural
Obligatoriamente hemos de buscar una gestoría internacional en Barcelona donde la comunicación se realice en inglés. El idioma universal de los negocios y las relaciones comerciales e internacionales. Si entre los expertos en la gestoría se añade el de otros idiomas diferentes, será un gran añadido a tener muy en cuenta para la selección final de la gestoría con la que trabajaremos.
En inglés u otro idioma, siempre comunicación clara, sin tecnicismos innecesarios. Y con una disponibilidad amplia, con horarios razonables, respuesta rápida y sabiendo el canal o canales preferidos para estar en contacto con nuestros gestores internacionales en Barcelona (email, Teams, WhatsApp profesional).
Una gestoría en otro país ha de tener bien asentada una cultura de servicio comprensiva con las diferencias culturales en forma de trabajar y expectativas que, seguro, pueden darse entre cliente y gestores.
☑️ Transparencia en precios y modelos de facturación
¿Qué forma de pago y modalidad nos puede interesar más? Si tenemos alguna preferencia en este sentido, se debe entonces mirar con detenimiento qué modelos nos ofrecen las gestorías internacionales con las que hablemos.
Tarifa fija por paquete, retainer mensual, tarifa por servicio o combinación, hay diferentes opciones a valorar. Del mismo modo, conocer en detalle listas de inclusiones/exclusiones, costes externos (notarías, tasas), política de facturación… En definitiva, buscamos trasparencia en la comunicación y en el proceder de la gestoría en relación a los cobros y pagos.
☑️ Tecnología y procesos
A día de hoy, muchas de la gestión diaria y de comunicación se traslada al ámbito tecnológico. Una gestoría internacional fiable contará con programas softwares o portales donde compartir documentos con los clientes, ver facturas, firma electrónica y seguimiento general de las operaciones relacionadas con cada uno de ellos.
Es una muestra de versatilidad, orden y control de las tareas y responsabilidades que como gestoría acumulan con los clientes, organismos públicos y empresas terceras.
Nos referimos a integraciones contables (facturación electrónica, conexión bancaria, e-invoicing), y también a cierta automatización en acciones como recordatorios de vencimientos o reportes periódicos, sin olvidar la seguridad (cifrado, backups o cumplimiento GDPR).
☑️ Red de partners y cobertura internacional
Es interesante saber si la gestoría internacional con la que vamos a trabajar tiene firmados convenios con despachos locales en otros países, bancos internacionales, asesores legales y peritos u otros colegas de profesión. Nos sirve para conocer su modus operandi y para saber en qué manos finalmente van a estar nuestros asuntos.
☑️ Proactividad y valor añadido
Nos referimos a acciones como asesoramiento preventivo (planificación fiscal, optimización de estructuras, cash-flow internacional), formación para nuestro propio staff (el del cliente), informes periódicos, alertas regulatorias, etc.
Preguntas que hacerse antes de elegir gestoría internacional en Barcelona
Una vez hemos recabado toda la información que creemos necesaria para finalmente contratar a una gestoría internacional en Barcelona para que nos acompañe en el camino, nosotros/as mismos/as debemos respondernos las siguientes preguntas:
- ¿Tiene experiencia específica en mi país/sector?
- ¿Puede dar referencias verificables?
- ¿Ofrece todos los servicios que necesito o coordina partners fiables?
- ¿Habla mi idioma? ¿Cómo es la comunicación diaria?
- ¿Cómo factura y qué incluye el precio? ¿Hay retenciones o costes extra?
- ¿Qué tecnología usa y cómo protege mis datos?
- ¿Qué valor añadido ofrece (planificación fiscal, reporting en inglés)?
- ¿Qué documentación me pedirá en el onboarding?
Documentos frecuentes que pedirá un gestor internacional antes de la colaboración (útiles para preparar al cliente)
Al igual que os hacemos saber qué áreas de servicio debéis comprobar antes de elegir una gestoría internacional en Barcelona (o en cualquier otra ciudad), aquí van ciertos aspectos que, si los detectáis, mejor será no trabajar con ese despacho profesional:
- Falta de contrato o condiciones poco claras.
- Opacidad en honorarios o costes adicionales no especificados.
- Respuestas tardías o evasivas; ausencia de personal multilingüe.
- Ausencia de pólizas de seguridad/datos o de acuerdos de colaboración con abogados para temas legales.
Conclusiones
Todo lo explicado es lo que nosotros en Taxmind, como gestoría internacional de referencia en la provincia de Barcelona, creemos que es lo que todo cliente o interesado en serlo, ha de preguntarse a sí mismo y luego a la gestoría, antes de tomar una decisión de contratación. Muchos de nuestros clientes vienen por referencia de clientes actuales, pero siempre les decimos a todos, que han de tener ellos mismos controlados cada aspecto de lo que una gestoría internacional debe hacer por ellos. No porque deleguen el trabajo, han de despreocuparse de él.
Ya conocéis qué aspectos hay que priorizar y cuáles son complementarios a la hora de elegir la gestoría con la que trabajaremos. Dudas o consultas, dejadnos un comentario y os responderemos lo antes posible.
